HWBAS Groundbreaking

Administrator danych

Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest HWBAS Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (ul. Wspólna 47/49, 00-680 Warszawa), wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0001158137, kapitał zakładowy: 21 800 000 zł, w całości wpłacony, posiadająca NIP: 7011247972, REGON: 541012406.

Kontakt w sprawach ochrony danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych drogą elektroniczną pod adresem e-mail: kontakt@hwbas-groundbreaking.pl, telefonicznie pod numerem: [telefon do uzupełnienia] lub listownie na adres siedziby Administratora z dopiskiem „IOD".

Cele i podstawy prawne przetwarzania

Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:

• rejestracja udziału w Wydarzeniu, obsługa formularza zgłoszeniowego, przygotowanie list uczestników, wysyłka informacji organizacyjnych, biletu/kodu QR, przeprowadzanie check-in oraz zapewnienie sprawnej organizacji wydarzenia – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na organizacji wydarzenia i obsłudze jego uczestników.
• zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia, organizacja wejścia, kontroli dostępu, porządku organizacyjnego oraz dokumentowanie przebiegu wydarzenia w zakresie ogólnym – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i dokumentowaniu przebiegu wydarzenia; w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków Administratora wynikających z przepisów o bezpieczeństwie osób na terenie zakładu, zasad organizacji wejścia na teren zakładu, ochrony mienia oraz obowiązków z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP), podstawą prawną przetwarzania jest również art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• organizacja zwiedzania zakładu, w tym weryfikacja udziału, komunikowanie zasad wejścia, bezpieczeństwa i poruszania się po zakładzie – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na bezpiecznej organizacji zwiedzania; w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków Administratora wynikających z przepisów o bezpieczeństwie osób na terenie zakładu, zasad poruszania się po zakładzie, ochrony mienia oraz obowiązków z zakresu BHP, podstawą prawną przetwarzania jest również art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• nieodpłatne utrwalanie i rozpowszechnianie Pana/Pani indywidualnego wizerunku w relacji z wydarzenia oraz w materiałach promocyjnych Administratora, wyłącznie w przypadku udzielenia odrębnej zgody – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. zgoda.

Zakres przetwarzanych danych

Administrator przetwarza dane podane w formularzu rejestracyjnym, w szczególności: imię, nazwisko, nazwę firmy lub instytucji, adres e-mail, numer telefonu, informacje o udziale w zwiedzaniu zakładu, preferencje żywieniowe w zakresie przewidzianym w formularzu oraz inne dane organizacyjne niezbędne do udziału w wydarzeniu.

Informacja o utrwalaniu zdjęć/nagrań wideo

Wydarzenie będzie dokumentowane fotograficznie i filmowo. Administrator może rejestrować ogólny przebieg wydarzenia, w tym szerokie ujęcia hali, przestrzeni wydarzenia i uczestników, w celu dokumentacji wydarzenia, komunikacji wewnętrznej i przygotowania relacji z wydarzenia. Wizerunek uczestnika może być również utrwalony jako element całego wydarzenia, bez eksponowania konkretnej osoby. W zakresie, w jakim Administrator chciałby wykorzystać indywidualny wizerunek uczestnika w materiałach promocyjnych lub innych materiałach eksponujących konkretną osobę, następuje to wyłącznie na podstawie odrębnej zgody uczestnika.

Odbiorcy danych

Pana/Pani dane mogą być udostępniane podmiotom współpracującym z Administratorem w organizacji wydarzenia, w szczególności dostawcom usług IT, dostawcom hostingu, podmiotom utrzymującym system rejestracji, dostawcom usług mailingowych, agencjom eventowym, podmiotom odpowiedzialnym za bezpieczeństwo i kontrolę wejścia, podmiotom świadczącym usługi foto/wideo, podmiotom zapewniającym zaplecze techniczne, a także podmiotom świadczącym usługi prawne, audytowe lub doradcze – wyłącznie w zakresie niezbędnym do osiągnięcia wskazanych celów i na podstawie odpowiednich umów.

Przekazywanie danych poza EOG

W związku z korzystaniem przez Administratora z niektórych usług lub platform internetowych, w szczególności portali społecznościowych lub dostawców usług chmurowych, Pana/Pani dane – w zakresie związanym z publikacją materiałów lub funkcjonowaniem tych usług – mogą być przekazywane do państw trzecich, w szczególności do Stanów Zjednoczonych Ameryki. Jeżeli odbiorca danych w Stanach Zjednoczonych uczestniczy w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework, przekazanie odbywa się na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony. W pozostałych przypadkach przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych lub innego mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO. Informację o zastosowanych zabezpieczeniach można uzyskać kontaktując się z Administratorem lub IOD.

Okres przechowywania danych

Pana/Pani dane osobowe będą przechowywane:

• przez okres niezbędny do realizacji rejestracji, organizacji, obsługi i rozliczenia wydarzenia, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do ustalenia lub obrony przed roszczeniami;
• w zakresie danych związanych z bezpieczeństwem, wejściem i dokumentacją organizacyjną – przez okres niezbędny do osiągnięcia tych celów, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń;
• w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody – do czasu cofnięcia zgody, nie dłużej jednak niż przez okres wskazany w treści danej zgody lub do czasu ustania celu, dla którego zgoda została udzielona.

Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Panu/Pani prawo do:

• dostępu do danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych – w przypadkach przewidzianych prawem,
• ograniczenia przetwarzania,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z przyczyn związanych z Pana/Pani szczególną sytuacją,
• przenoszenia danych – w zakresie, w jakim przetwarzanie opiera się na zgodzie lub umowie i jest realizowane w sposób zautomatyzowany,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania opartego na zgodzie przed jej cofnięciem.

W zakresie, w jakim podstawą prawną przetwarzania Pana/Pani danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przysługuje Panu/Pani prawo do wniesienia sprzeciwu w dowolnym momencie – z przyczyn związanych z Pana/Pani szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Pana/Pani danych osobowych. W takim przypadku Administrator nie będzie już przetwarzał tych danych, chyba że wykaże prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Prawo do wniesienia skargi

Przysługuje Panu/Pani prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dobrowolność podania danych / obowiązek podania danych

Podanie danych oznaczonych w formularzu jako obowiązkowe jest niezbędne do rejestracji i udziału w wydarzeniu. Niepodanie tych danych uniemożliwi rejestrację lub udział w wydarzeniu.

Wyrażenie zgody na wykorzystanie Pana/Pani indywidualnego wizerunku jest dobrowolne i nie stanowi warunku udziału w wydarzeniu.

Automatyczne podejmowanie decyzji

Pana/Pani dane nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.